关于印发河北大学外贸代理机构管理细则的通知

河北大学外贸代理机构管理细则

随着教学和科研投入的加大，学校从国外购置的设备逐年增多，为贯彻落实党风廉政责任制，维护学校利益，规避资金风险，确保仪器设备进口工作的顺利进行，特制定本办法。

第一章外贸代理机构遴选

第一条从事河北大学进口代理业务的外贸机构，必须具备以下条件：

1. 需持有国家认定的进出口贸易代理机构资格；

2. 公司注册资金不低于500万元人民币；

3. 具有不少于五年为高校或科研院所仪器设备的进口经验；

4. 能提供专业化服务，保证与业主良好的沟通，直接参与外贸谈判人员需有五年以上相关的科学仪器或实验仪器引进的从业经验；

5. 严格执行国家有关进出口货物的法律法规；

6.维护学校的最大权益，代表学校向外商进行商务谈判、签订合同、对外索赔等相关事宜；

1. 资信等级高，经营信誉、服务质量好。

第二条根据河北大学的实际进口业务量，营造合理的竞争环境，学校通过比选的方式选定2-4家公司代理学校的外贸进口业务。

第三条学校与中选单位签订为期两年的进口代理协议，协议签订的前6个月为试用期，中选单位如不能圆满履行《进口代理协议》的责任与义务，学校保留终止合作的权利。

第二章外贸代理机构的选用与管理

第四条为进一步提高服务质量，学校对外贸公司实行考核管理流动机制，通过采购单位综合评价，及时分析外贸代理机构的服务质量，严格进口环节的过程管理，对服务质量差、行为不规范、严重影响学校教学科研工作的外贸代理机构，将暂停直至取消其代理资格。

第五条所有外贸业务均需通过学校比选的外贸代理机构执行，具体项目的分配原则：

1、一般安排由学校比选的外贸代理机构轮流签单；

2、为保证外贸公司的服务质量，做到合同执行时不积压，不拖延，分配时按合同金额大小适当搭配；

3、根据用户反馈业务能力强、守信誉、服务质量好、完成周期快的代理机构可适当增加业务量；

4、在规定时间内无正当理由业务进展缓慢的外贸代理机构暂停其代理业务。

第三章外贸代理机构的责任与义务

第六条外贸代理公司接受学校委托负责进口事宜，包括签订外贸合同、办理免税证明、开立信用证、向供应商支付货款、报关报检送货、开具结算发票、索赔（返修）等。

第七条进口设备一般采用信用证(主要支付方式)或后T/T结算方式。

第八条外贸代理机构接到学校的进口仪器设备外贸代理业务后，原则上应按以下规定期限完成各部分工作：

1.应在5个工作日内签订《进口设备代理三方协议》；

2.外贸代理机构应根据《河北大学进口设备技术协议》《进口设备代理三方协议》，在10个工作日内与外商签订外贸合同，且不得擅自修改外贸合同条款，包括但不限于品牌型号、配置、价格、付款方式。若外贸合同与学校提供的信息有不符之处，应及时告知学校，征得学校同意后，方可签署外贸合同。

联系仪器使用人提供该仪器的介绍彩页或图片、详细清单、科研任务书或教学大纲、仪器工作原理说明等材料，指导或负责起草、整理办理减免税手续；

3. 外贸代理机构应在签订外贸合同后5个工作日内向海关递交免税申请；

4. 免税申请获批后（一般10个工作日内），外贸代理机构应在开证前5个工作日内通知采购人执行合同条款，采购人按合同约定办理付款手续，外贸代理机构应在学校付款后5个工作日内开具银行信用证，并通知外商备货；

5. 外商按照合同定期发货并抵达合同约定的国内口岸，外贸代理机构应在3天内完成报关、清关手续，并按时送至采购人指定地点；

6. 开箱验收，安装调试合格后，外贸代理机构向采购人移交财务结算凭证（发票、免表、关单等），采购人办理财务结算手续，进口业务完结；如验收不合格，发现货物与合同不符、缺货、包装破损、存在质量问题或达不到规定的技术指标要求等情形，外贸代理机构应在货物到岸之日起90天内凭商检证明向外商或保险公司依法索赔；

7. 外贸代理机构应做好外贸合同、免税证明等材料的保存工作，保存期限至少十五年，随时配合学校做好合同查询等工作。

第四章监督检查

第九条外贸代理机构每2周向学校汇报代理业务进度情况，应注明代理流程进度及节点日期，不能按规定期限完成的，应以书面形式提交情况说明，以便学校各方能实时了解项目进度。

第十条学校对外贸代理机构的服务实行全过程跟踪，收到对外贸代理机构的投诉且确认为事实的，责令其进行整改；限期仍达不到整改要求的，终止合作，并列入黑名单。

第十一条外贸代理机构应保证学校资金安全，不得挪作他用，必要时配合学校调查和监管、处理质疑。造成学校资金损失的，学校将终止其代理服务，并追究其相应法律责任。

第十二条外贸代理机构保证所提供货物是从合法渠道进口，严格按合同规定的时间、数量、品种和规格提供货物；如发生差错，一切后果和对学校造成的损失由外贸代理机构负责。

第十三条受到行政处罚或发生失信行为被处理的代理机构，就已经签订委托协议的项目，学校有权根据具体情形按下列情况处理：

1. 尚未开始执行的项目，及时终止委托协议；

2. 已经开始执行的项目，可以终止的及时终止，确因客观原因无法终止的应妥善做好善后工作。

第十四条代理机构及其工作人员违反国家法律法规的行为给学校造成损失的，依法承担民事责任。

第五章附则

第十五条本细则由招投标与政府采购中心负责解释

第十六条本细则自公布之日施行。